Er komt heel wat kijken bij het versturen van een succesvolle e-mail nieuwsbrief in tijden, waarin mensen eigenlijk al teveel e-mails ontvangen.

e-mailmarketing

In dit artikel staan diverse aanbevelingen om ervoor te zorgen dat: 

  • Zoveel mogelijk mensen uw e-mail daadwerkelijk openen. 
  • Zoveel mogelijk mensen in uw e-mail doorklikken naar uw website. 
  • Zo weinig mogelijk mensen zich uitschrijven van uw mailing lijst. 

Als u zich aan de regels houdt is e-Mail Marketing een zeer effectieve en betaalbare manier van marketing, maar er kleven ook een aantal onvermijdelijke risico’s aan. Hieronder leest u aanbevelingen om die zo klein mogelijk te houden. 

Als u de nieuwsbrieven ook zelf wilt versturen in plaats van dit aan een expert uit te besteden, dan is het aanbevolen om een cursus e-mail marketing te doorlopen en ook alle documentatie van Acymailing te bestuderen: acyba.com 

Ik raad aan om een Enterprise subscription te kopen of minimaal een Essential subscription. De gratis versie is niet voldoende omdat de mogelijkheid ontbreekt om cron in te stellen. Laat mij a.u.b. weten welke subscription ik voor u kan aanschaffen. 

Testen 

Het is een onmogelijke taak om uw nieuwsbrieven er op alle verschillende apparaten, besturingssystemen, browsers, e-mailclients, scherm instellingen, e.d. perfect uit te laten zien, ook al is het natuurlijk wel de uitdaging om een optimaal resultaat te behalen. Voor een maximaal resultaat wordt aangeraden om elke nieuwsbrief voor het versturen te testen met een “HTML e-Mail Testing service” zoals litmus.com of emailonacid.com en een uitgebreide “test mailinglijst”. Als u een proefaccount aanmaakt en mij de logingegevens stuurt dan ga ik in ieder geval de template uitgebreid testen. Vergeet niet zelf het proefaccount op tijd weer op te zeggen want deze testing services zijn erg duur.

email testing

Domeinreputatie 

Internet service providers, zoals Hotmail, Gmail, Yahoo, e.d. bepalen uw “IP- of domein reputatie” en filteren op basis daarvan, alle e-mails die uw IP adres afkomstig zijn. Door het versturen van nieuwsbrieven loopt u de kans dat uw “reputatie” verslechtert en uw IP adres op diverse blacklists terechtkomt. Ook al volgt u alle onderstaande aanbevelingen op en houdt u zich keurig aan de regels, dan is het nog niet helemaal te voorkomen dat b.v. ontvangers (onterecht) een spamklacht indienen en/of dat ontvangers in hun e-mailprogramma uw e-mailadres aanmerken als spam of ongewenste e-mail. Daardoor kan het e-mailadres van uw nieuwsbrief automatisch in spamfolders belanden of geblokkeerd worden. 

Het volgende wordt aanbevolen om het risico te beperken dat uw “IP- of domein reputatie” verslechtert: 

  • Verwerk de “bounce messages” in de mailboxen van uw nieuwsbrief (automatisch of handmatig). Abonnees kunnen zich op 4 manieren “uitschrijven” van de mailinglijst: 
  1. Abonnees klikken op de link “uitschrijven” onderaan de nieuwsbrief. Abonnees worden dan automatisch uitgeschreven en blijven als “afgemeld” in de lijst staan. U krijgt van Acymailing een systeembericht als mensen zich in of uitschrijven. Met die berichten hoeft u niets te doen. 
  1. Abonnees beantwoorden de nieuwsbrief d.m.v. een reply met een handmatig geschreven bericht of u ze wilt verwijderen uit uw lijst. Die e-mailadressen moeten ook handmatig op “afgemeld” worden gezet in de lijst. 
  1. Abonnees wijzigen / beëindigen hun eigen e-mailadres. In dat geval krijgt u een automatisch systeem bericht terug met als onderwerp iets als “undelivered mail” of “e-mail kan niet worden bezorgd”. Het is belangrijk dat ook deze e-mailadressen handmatig in de lijst op “afgemeld” gezet worden. Soms stellen mensen ook een “Out of office“ bericht in. Ook deze moet u goed in de gaten houden, want vaak staat er in dat iemand een nieuw e-mailadres heeft. 
  1. Abonnees klikken op een knop “dit is spam / ongewenste e-mail” in hun e-mail client of rapporteren de e-mail als spam. In dat geval krijgen jullie hooguit een bericht van de ISP of een “anti-spam organisatie”, vaak aan postmaster@uwdomein of abuse@uwdomein. Mocht dit ooit voorkomen, dan is het belangrijk dat die e-mailadressen handmatig in de lijst op “uitgeschreven” gezet worden. Ook moet er op (on-) terechte “spamklachten” gereageerd worden om te voorkomen dat uw domein verdere reputatieschade oploopt. 
  • Als u een externe mailserver gebruikt kunt u ook bounced e-mailadressen exporteren, waarmee u uw lijst kunt opschonen. Let op: Verwijder abonnees die zich hebben uitgeschreven nooit uit de lijst, maar zet ze op “afgemeld/unsubscribed” en laat ze zo in de lijst staan. Als er in de toekomst namelijk nog eens een nieuw bestand met e-mailadressen geïmporteerd wordt en die eerder uitgeschreven e-mailadressen staan ook weer in dat nieuwe bestand, dan moet worden voorkomen dat ze wederom in uw mailinglijst worden geïmporteerd. Dit kan door de uitgeschreven adressen als uitgeschreven in de lijst te laten staan en bij het importeren te kiezen voor “bestaande gegevens niet overschrijven”. E-mailadressen kunnen namelijk nooit dubbel in de mailinglijst terecht komen. 
  • Neem alleen e-mailadressen in de mailinglijst op, waarvoor toestemming is gegeven door de abonnee door middel van het “double-opt-in” aanmeldingssysteem op uw website. Controleer voor het versturen van elke nieuwsbrief of alle nieuwe inschrijvingen zijn bevestigd doordat de abonnee op de link heeft geklikt in de verificatie e-mail en neem contact op met de inschrijvingen die nog niet bevestigd zijn. 
  • Als klanten zich schriftelijk (b.v. met een papieren aanmeldformulier of –kaart) hebben aangemeld voor uw nieuwsbrief en u geeft die adressen door aan de beheerder van uw mailingsysteem om in de mailinglijst te importeren, vermeldt u er dan altijd bij dat van die adressen bestaande gegevens moeten worden bijgewerkt/overschreven. Daarmee voorkomt u namelijk dat die adressen niet toegevoegd worden als het adres al in de mailinglijst staat als “niet bevestigd” of “unsubscribed”. Normaal gesproken worden adressen die al in de mailinglijst staan namelijk niet toegevoegd of bijgewerkt. Hiermee wordt voorkomen dat er aan adressen wordt gemaild van personen die zich eerder hebben uitgeschreven van de mailinglijst. Dat kan namelijk leiden tot grote irritatie, spamklachten, blacklisting, boetes en schadeclaims. Geef in de week voor het versturen van de nieuwsbrief aan de beheerder van de mailinglijst alleen de e-mailadressen door die gewijzigd moeten worden. Doe dat a.u.b. in 1 keer in een Excelbestand. 
    Bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst NIET bijwerken. 
    Met schriftelijk bewijs van aanmelding, dus bestaande unsubscribed of uitgeschakelde adressen in de mailinglijst WEL bijwerken.
  • Meld een werkend e-mailadres aan waarop u spamklachten kunt ontvangen bij abuse.net en neem actie mocht er een spamklacht binnenkomen. 
  • Zorg ervoor dat de “WHOIS Contact Information” van uw domein correct en volledig is, u kunt uw hostingprovider vragen dit te controleren en in orde te maken. 
  • Gebruik geen spam achtig taalgebruik in uw nieuwsbrief of onderwerpregel. 
  • Vraag abonnees in uw nieuwsbrief om het e-mailadres van uw nieuwsbrief op hun “whitelist” te zetten in hun e-mail programma. 
  • Maak het heel makkelijk en duidelijk voor abonnees om zich uit te schrijven. Het is veel beter als abonnees zich uitschrijven via de link in uw nieuwsbrief dan dat zij op een “Dit is spam-knop” klikken. Een (of twee) duidelijke unsubscribe knoppen of links zijn daarom aanbevolen. 
  • Verstuur de nieuwsbrief altijd eerst een “spamtest service” zoals mail-tester.com of de in Acymailing ingebouwde spam-testfunctie en los eventuele problemen op voordat u de mailing aan uw lijst verstuurt. 
  • Laat een “externe delivery service” koppelen aan uw e-mailingsysteem voor het versturen van uw nieuwsbrieven, zoals Elastic Email. 

Elastic Email 

Zorg altijd voor voldoende credits op uw account van Elastic Email (de externe mailserver) voor een probleemloze verzending van uw nieuwsbrieven.

  • Ga naar elasticemail.com 
  • Klik rechtsboven op ACCOUNT 
  • Klik in de menubalk bovenin op GET CREDIT 
  • Selecteer het bedrag (vaak is 20 USD al voldoende) en de gewenste betaalmethode. 
  • Kies ervoor om automatisch uw credits te laten opwaarderen als het onder een bepaald minimum komt voor een probleemloze verzending. 
  • Ook raad ik aan om 2 factor verificatie in te schakelen.